Impressum & Datenschutz

Impressum

Kontaktdaten werden im Browser angezeigt.

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Datenschutzerklärung

Stand: 23. August 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Diese Web-App „ProzessBoard“ dient der internen Organisation von Vorgängen, Aufgaben, Informationen, Nachweisen, Ressourcen und weiteren organisatorischen Abläufen. Je nach Konfiguration können hierfür unterschiedliche Module genutzt werden. Dabei werden personenbezogene Daten nur verarbeitet, soweit dies für den Betrieb, die Nutzung, die Sicherheit und die nachvollziehbare Bearbeitung der Abläufe erforderlich ist.

Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Welche personenbezogenen Daten konkret verarbeitet werden, hängt insbesondere davon ab, welche Module die jeweilige Organisation aktiviert, welche Inhalte sie in ProzessBoard einstellt und welche Funktionen die Nutzer verwenden.

2. Verantwortliche Stelle und Rolle von ProzessBoard

Für die fachliche Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb dieser ProzessBoard-Instanz ist grundsätzlich die Organisation verantwortlich, die ProzessBoard für ihre Zwecke einsetzt und über die Zwecke und wesentlichen Mittel der jeweiligen Verarbeitung entscheidet. Hierzu gehören insbesondere die Benutzerverwaltung, die Festlegung von Rollen und Berechtigungen, die Auswahl und Konfiguration der eingesetzten Module sowie die Entscheidung darüber, welche fachlichen Daten in ProzessBoard verarbeitet werden.

Soweit die im Impressum genannte anbietende Stelle ProzessBoard für diese Organisation technisch bereitstellt und personenbezogene Daten ausschließlich nach deren Weisungen verarbeitet, erfolgt diese Verarbeitung als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Soweit die anbietende Stelle personenbezogene Daten für eigene Zwecke und nicht lediglich im Auftrag der Organisation verarbeitet, ist sie für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. Dies kann insbesondere die eigene Vertrags- und Kundenverwaltung, die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten sowie eigene Sicherheits- oder Missbrauchsschutzmaßnahmen betreffen, soweit diese nicht ausschließlich im Auftrag der jeweiligen Organisation erfolgen.

3. Hosting und technische Bereitstellung

ProzessBoard wird bei ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, gehostet.

Der Hosting-Anbieter wird für die technische Bereitstellung der Anwendung, Datenbanken, Dateien und sonstigen erforderlichen Infrastruktur eingesetzt. Soweit ProzessBoard personenbezogene Daten im Auftrag einer Organisation verarbeitet, kann der Hosting-Anbieter hierbei als weiterer Auftragsverarbeiter eingesetzt werden.

Beim Aufruf der Web-App werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser-/Geräteinformationen und Server-Logdaten. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Web-App bereitzustellen, Störungen zu erkennen, Angriffe abzuwehren und die Sicherheit des Systems zu gewährleisten. Technische Zugriffsdaten werden nicht zu Werbe- oder Profilbildungszwecken ausgewertet.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die fachliche Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb einer ProzessBoard-Instanz richtet sich nach dem jeweiligen Zweck der Verarbeitung und wird von der hierfür verantwortlichen Organisation bestimmt. Je nach Einsatzbereich können insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c, e oder f DSGVO sowie ergänzende unionsrechtliche oder nationale Rechtsgrundlagen in Betracht kommen.

Soweit ProzessBoard als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, verarbeitet die anbietende Stelle die betreffenden Daten auf dokumentierte Weisung der verantwortlichen Organisation nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO. Die Festlegung und Prüfung der Rechtsgrundlage der fachlichen Verarbeitung obliegt dabei grundsätzlich der verantwortlichen Organisation.

Soweit die anbietende Stelle für eine Verarbeitung selbst verantwortlich ist, erfolgt diese – abhängig vom konkreten Zweck – insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere an einem sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Betrieb des Dienstes.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, insbesondere Gesundheitsdaten, muss zusätzlich eine der Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder eine sonstige einschlägige gesetzliche Rechtsgrundlage vorliegen. ProzessBoard ist nicht darauf ausgelegt, ohne entsprechenden fachlichen Bedarf und ohne geeignete Rechtsgrundlage besondere Kategorien personenbezogener Daten zu erfassen.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

5. Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen

Für die Nutzung von ProzessBoard werden Benutzerkonten angelegt. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rollen, Berechtigungen, Aktivstatus, Freischaltungsstatus, Zeitpunkt der letzten Anmeldung und technische Kontoeinstellungen verarbeitet werden. Je nach Konfiguration können zusätzlich externe Benutzerkennungen oder SSO-Verknüpfungen, E-Mail-Verifizierungsstatus, Benachrichtigungseinstellungen sowie sicherheitsbezogene Kontoinformationen verarbeitet werden.

Diese Daten werden benötigt, damit Nutzer sich anmelden können, die richtigen Berechtigungen erhalten und Vorgänge, Aufgaben und Module nur im jeweils vorgesehenen Umfang sehen oder bearbeiten können. Rollen und Berechtigungen bestimmen insbesondere, auf welche personenbezogenen oder sonstigen geschützten Inhalte ein Nutzer innerhalb der jeweiligen Organisation zugreifen kann. Technische Administratoren können aufgrund ihrer administrativen Aufgabe weitergehenden Zugriff auf die jeweilige Instanz besitzen.

Nutzung von ProzessBoard

6. Anmeldung, Magic-Link und SSO

Die Anmeldung kann über einen Magic-Link oder, sofern aktiviert, über einen von der jeweiligen Organisation konfigurierten externen Identitäts- bzw. SSO-Anbieter erfolgen. Beim Magic-Link-Login werden technische Anmeldedaten und Token nur geschützt bzw. gehasht gespeichert, soweit dies für die Anmeldung erforderlich ist.

Bei Nutzung eines externen SSO-Anbieters können Daten wie externe Benutzerkennung, Anzeigename, Benutzername, E-Mail-Adresse, Anbieter, Mandanten-/Host-Zuordnung, Anmeldezeitpunkt und Freischaltungsstatus verarbeitet werden. Diese Daten werden verwendet, um den externen Zugang einem ProzessBoard-Benutzerkonto zuzuordnen und den Zugang zu verwalten.

Beim SSO-Verfahren werden die für Authentifizierung und Kontozuordnung erforderlichen Informationen zwischen ProzessBoard und dem jeweils konfigurierten Identitäts- bzw. SSO-Anbieter ausgetauscht. Welche Daten der externe Anbieter darüber hinaus verarbeitet, richtet sich nach dem eingesetzten Dienst und dessen datenschutzrechtlichen Bedingungen.

7. Vorgänge, Aufgaben, Kommentare und Chronik

In ProzessBoard werden Vorgänge, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fälligkeiten, Bearbeitungsstände, Kommentare, Rückfragen, Entscheidungen und Bearbeitungshistorien gespeichert. Dabei kann erkennbar sein, welcher Nutzer einen Vorgang gestartet, eine Aufgabe übernommen, bearbeitet, kommentiert, zurückgegeben, abgeschlossen, archiviert oder gelöscht hat.

Abhängig vom jeweiligen Prozess können darüber hinaus personenbezogene Angaben in Titeln, Beschreibungen, Kommentaren, Startfeldern, Aufgaben, Anhängen oder sonstigen fachlichen Inhalten enthalten sein. Welche Daten dort zulässigerweise verarbeitet werden, bestimmt die verantwortliche Organisation entsprechend dem jeweiligen Verarbeitungszweck.

Diese Verarbeitung ist erforderlich, damit Abläufe nachvollziehbar, koordiniert und überprüfbar bearbeitet werden können.

8. E-Mail-Benachrichtigungen

ProzessBoard kann E-Mail-Benachrichtigungen versenden, zum Beispiel zu neuen Aufgaben, Kommentaren, Rückfragen, Vorgangsänderungen, Eskalationen oder administrativen Hinweisen. Hierfür werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benachrichtigungseinstellungen, Betreff, Versandstatus, Zeitpunkt und technischer Fehlerstatus verarbeitet.

Soweit für die Zustellung erforderlich, werden Empfängeradresse, Absenderinformationen, technische Versanddaten und der jeweilige Nachrichteninhalt über die eingesetzte E-Mail-/SMTP-Infrastruktur verarbeitet. Versandereignisse können zur Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit protokolliert werden.

Nutzer können Benachrichtigungseinstellungen, soweit vorgesehen, innerhalb der Web-App anpassen. Für bestimmte sicherheits- oder administrativ notwendige Hinweise kann ein Versand unabhängig von Komforteinstellungen erforderlich sein.

9. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind optional und können technisch deaktiviert werden. Wenn Nutzer Push in „Meine Einstellungen“ aktivieren und ein Gerät registrieren, speichert ProzessBoard geräte- und browserbezogene Push-Zuordnungen. Bei Web-Push gehören hierzu insbesondere die technische Zustelladresse einschließlich ihres Hashwerts, die vom Browser bereitgestellten Zustellschlüssel und das Inhaltsformat. Bei der nativen iOS-App werden eine zufällige Installations-ID, der APNs-Geräte-Token einschließlich seines Hashwerts, App-Topic, APNs-Umgebung sowie optionale App-, Build-, Betriebssystem- und Gerätebezeichnungen gespeichert. Hinzu kommen jeweils Aktivstatus sowie Zeitpunkte und Zähler erfolgreicher oder fehlgeschlagener Zustellversuche.

Die technische Zustellung erfolgt über den jeweiligen Browser- oder Betriebssystem-Pushdienst. Hierfür wird die zur Anzeige erforderliche Push-Nutzlast an die technische Zustelladresse übermittelt; beim zuständigen externen Push-Dienst fallen die für Verbindung und Zustellung erforderlichen technischen Daten an. Welcher externe Push-Dienst beteiligt ist, hängt vom verwendeten Browser, Betriebssystem und App-Kontext ab.

Soweit dabei personenbezogene Daten an einen Anbieter außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, müssen die hierfür geltenden Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.

Push kann in „Meine Einstellungen“ deaktiviert und das registrierte Gerät entfernt werden. Die native App deaktiviert ihre aktuelle Installation zusätzlich beim Logout. Die Funktion dient ausschließlich der Benachrichtigung innerhalb von ProzessBoard und wird nicht für Analyse, Werbung oder Tracking genutzt.

10. Aktivitätsanzeige, Audit- und Systemprotokolle

Zur Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und besseren Zusammenarbeit kann ProzessBoard speichern, wann ein Nutzer zuletzt aktiv war oder sich zuletzt angemeldet hat. Außerdem werden sicherheits- und systemrelevante Ereignisse protokolliert, zum Beispiel Anmeldungen, fehlgeschlagene Aktionen, Änderungen an Berechtigungen, wichtige Vorgangsaktionen, E-Mail-Versandstatus, Push-Zustellstatus, Backup-Ereignisse und administrative Einstellungen.

Technische System- und Sicherheitsprotokolle dienen insbesondere der Systemsicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung und technischen Nachvollziehbarkeit. Fachliche Audit- und Bearbeitungshistorien dienen darüber hinaus der nachvollziehbaren Dokumentation von Vorgängen und Änderungen. ProzessBoard als Anbieter nutzt diese Daten nicht zu Werbezwecken oder zur Erstellung von Nutzerprofilen.

Die verantwortliche Organisation ist dafür verantwortlich, Zugriffe auf Protokolle und eine etwaige darüber hinausgehende Verwendung der darin enthaltenen Informationen datenschutzkonform auszugestalten.

Optionale Fachmodule und weitere Inhalte

11.1 Fahrzeug- und Ressourcenverwaltung

Sofern entsprechende Module aktiviert sind, können fahrzeugbezogene Daten verarbeitet werden, zum Beispiel Fahrzeugname, Fahrzeugtyp, Kennzeichen-/OPTA-bezogene Angaben, Stammstandort, aktueller Aufenthaltsort samt Änderungsstand, Service- und Prüffristen, Kilometerstände, Bewegungsfahrt-Anfragen, Fahrtdaten, Prüfvermerke, Tankmeldungen, Tankmenge, Betrag, Ort, Kraftstoffart, Auffälligkeiten und Bearbeitungsstatus.

Darüber hinaus können zu Fahrzeugen Dokumente, Nachweise, Bemerkungen, Zuständigkeiten und weitere verwaltungsbezogene Informationen gespeichert werden, soweit die entsprechenden Funktionen genutzt werden.

Soweit Nutzer solche Daten erfassen, prüfen, korrigieren oder löschen, kann dies mit ihrem Benutzerkonto verknüpft werden. Die Verarbeitung dient der Verwaltung, Dokumentation und Plausibilitätsprüfung von Fahrzeug-, Tank- und weiteren Ressourcenabläufen.

11.2 Digitale Formulardokumente und Unterschriften

Im optionalen Modul für digitale Formulardokumente können Name, Bezugsjahr, ausgewählte Formularoptionen, freiwillig eingetragene Beträge und Orte, Zeitpunkt und technische Metadaten der Unterzeichnung sowie die gezeichnete Unterschrift verarbeitet werden. Aus diesen Angaben wird eine PDF-Datei erzeugt und zugriffsgeschützt gespeichert. Zugriff erhalten die unterzeichnende Person, ausdrücklich berechtigte Rollen im jeweiligen Vorgang sowie Systemadministratoren im Rahmen ihres vollständigen Instanzzugriffs.

Gezeichnete Unterschriften werden als Bestandteil des jeweiligen Dokuments gespeichert. Eine automatisierte biometrische Auswertung oder Identifizierung anhand der Unterschrift findet durch ProzessBoard nicht statt.

11.3 Personenbezogene Fristen und Nachweisfristen

Im optionalen Modul Personenfristen können personenbezogene Nachweis- und Fristdaten verarbeitet werden, insbesondere Anzeigename, optional verknüpfter Benutzer, E-Mail-Adresse, externe Referenz, zuständige Rollen, Fristtyp, letztes Nachweis- oder Prüfdatum, nächste Fälligkeit, Status und knappe interne Notizen.

Das Modul ist grundsätzlich für die Verwaltung von Frist- und Nachweismetadaten vorgesehen. Diagnosen, medizinische Befunde, Atteste oder vergleichbare detaillierte Gesundheitsinformationen sollen nicht in Freitextfeldern oder als bloße Fristnotiz gespeichert werden, soweit dies für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Auch die Bezeichnung oder Existenz bestimmter Nachweise und Untersuchungen kann im Einzelfall Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Informationen ermöglichen. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ist die verantwortliche Organisation dafür verantwortlich, dass hierfür eine zulässige Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO bzw. dem einschlägigen nationalen Recht besteht und nur die erforderlichen Daten verarbeitet werden.

11.4 Nachweise, Einweisungen und Qualifikationen

Im optionalen Nachweise-Modul können personenbezogene Nachweise zu Qualifikationen, Einweisungen, Unterweisungen oder vergleichbaren Sachverhalten geführt werden. Je nach konfiguriertem Nachweistyp können insbesondere die betroffene Person, die durchführende oder bestätigende Person, zugeordnete Fahrzeuge, Datum, Gültigkeit, Status, Checklistenantworten, Bemerkungen sowie Erstellungs- und Änderungsinformationen verarbeitet werden.

Soweit ein Nachweistyp Unterschriften vorsieht, können zusätzlich die gezeichneten Unterschriften der beteiligten Personen, Name der unterzeichnenden Person und Zeitpunkt der Unterzeichnung gespeichert werden. Bestehende Nachweise können zur Wahrung ihrer Nachweisfunktion einschließlich der jeweils zugrunde liegenden Checklistenversion unverändert bzw. nachvollziehbar historisiert aufbewahrt werden.

Welche Nachweistypen angelegt werden, wer darauf zugreifen darf und wie lange die Nachweise benötigt werden, bestimmt die verantwortliche Organisation anhand des jeweiligen fachlichen Zwecks und der hierfür geltenden Rechtsgrundlagen.

11.5 Wissensdatenbank und Dateiuploads

Sofern die Wissensdatenbank aktiviert ist, können Wissensartikel mit Texten, Kategorien, Zugriffsberechtigungen, Änderungsnotizen, Veröffentlichungs- und Archivstatus sowie einer Versionshistorie gespeichert werden. Dabei kann nachvollziehbar sein, welcher Nutzer einen Inhalt erstellt, bearbeitet, veröffentlicht oder archiviert hat.

In Wissensartikeln können außerdem Bilder und Dateien hochgeladen bzw. eingebunden werden. Dabei werden neben dem eigentlichen Inhalt technische Dateiinformationen und gegebenenfalls Angaben zum hochladenden Nutzer verarbeitet.

Hochgeladene Texte, Bilder und Dokumente können ihrerseits personenbezogene Daten enthalten. Die verantwortliche Organisation hat deshalb sicherzustellen, dass nur solche Inhalte eingestellt und für solche Nutzergruppen freigegeben werden, für die eine entsprechende Verarbeitung zulässig und erforderlich ist.

11.6 Materialverwaltung

Im optionalen Modul Materialverwaltung können Artikelstammdaten, Kategorien, Einheiten, Lagerorte, Bestandsposten, Mengen, Ablauf- und Eingangsdaten, Chargen- oder Losnummern, Bemerkungen sowie unveränderbare Bestandsbewegungen verarbeitet werden. Buchungen, Korrekturen und administrative Änderungen können zur Nachvollziehbarkeit mit dem ausführenden Benutzerkonto verknüpft werden.

Soweit sich Material-, Lager- oder Bewegungsdaten auf natürliche Personen beziehen oder einem Benutzer zugeordnet werden können, handelt es sich insoweit um personenbezogene Daten.

Cookies, lokale Speicherung und Backups

12. Cookies, lokale Speicherung und technische Browserfunktionen

ProzessBoard verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies.

Für die Anmeldung wird der notwendige Session-Cookie prozessboard_session verwendet. Dieser ist erforderlich, damit angemeldete Nutzer innerhalb der Web-App eingeloggt bleiben und geschützte Bereiche nutzen können. Die Laufzeit des Session-Cookies richtet sich nach der für die jeweilige ProzessBoard-Instanz konfigurierten Sitzungsdauer. Der Cookie ist HttpOnly, verwendet SameSite=Lax und wird bei HTTPS ausschließlich sicher übertragen. Beim Logout wird die serverseitige Sitzung beendet.

Wenn Nutzer aktiv auswählen, auf diesem Gerät länger angemeldet zu bleiben, wird zusätzlich der Login-Cookie prozessboard_remember gesetzt. Er ermöglicht die erneute Anmeldung in diesem Browser, enthält einen zufälligen Selector und ein zufälliges Token und wird für bis zu 400 Tage gespeichert sowie bei erfolgreicher Nutzung erneuert. Serverseitig wird nur der Hash des Tokens gespeichert. Der Cookie ist HttpOnly, verwendet SameSite=Lax und wird bei HTTPS ausschließlich sicher übertragen. Beim Logout wird der gespeicherte Login dieses Browsers gelöscht.

Wenn Nutzer ausdrücklich „Nein, nur diese Sitzung“ auswählen, speichert ProzessBoard den Präferenz-Cookie prozessboard_remember_prompt_declined für 400 Tage. Er merkt sich ausschließlich die Entscheidung, keinen gespeicherten Login zu aktivieren, damit die Abfrage in diesem Browser nicht erneut angezeigt wird. Der Cookie ermöglicht selbst keine Authentifizierung oder Anmeldung und enthält keinen Login-Token, sondern lediglich einen nutzerspezifischen Hashwert zur Zuordnung der Browserpräferenz. Er ist HttpOnly, verwendet SameSite=Lax und wird bei HTTPS ausschließlich sicher übertragen.

ProzessBoard legt keine fachlichen Nutzdaten in localStorage oder sessionStorage ab. Für optionale Push-Benachrichtigungen verwaltet der Browser jedoch die gerätebezogene Push-Subscription und die Service-Worker-Registrierung.

Für optionale Push-Benachrichtigungen registriert ProzessBoard einen Service Worker im Browser. Er nimmt eingehende Push-Nachrichten entgegen, zeigt sie als Browserbenachrichtigung an und öffnet nach einem Klick ausschließlich eine Adresse innerhalb derselben ProzessBoard-Instanz. Der Service Worker legt aktuell keinen eigenen Offline-Cache an. Unabhängig davon kann der Browser statische Bestandteile nach den üblichen HTTP-Cache-Regeln zwischenspeichern. Diese Browserfunktionen dienen nicht der Analyse des Nutzerverhaltens oder der Werbung.

Für das Speichern und Auslesen von Informationen auf dem Endgerät gilt § 25 TDDDG. Soweit eine Speicherung für eine vom Nutzer ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist, ist hierfür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten ergänzend die jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlagen.

13. Backups und technische Sicherungen

Zur Sicherung des Systems können Daten aus ProzessBoard in Backups enthalten sein. Backups dienen der Wiederherstellung bei technischen Fehlern, Datenverlust oder Sicherheitsvorfällen. Der Zugriff auf Backups ist auf entsprechend berechtigte Nutzer und Administratoren beschränkt.

Backups werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den sicheren Betrieb und die Wiederherstellbarkeit erforderlich ist. Gelöschte oder geänderte Daten können daher für einen begrenzten Zeitraum noch in Sicherungskopien enthalten sein.

Ältere Sicherungen werden nach erfolgreichen Backup-Läufen entsprechend der konfigurierten Höchstzahl je Sicherungsart und einer gegebenenfalls zusätzlich festgelegten Altersgrenze automatisch gelöscht. Daten in Sicherungskopien werden grundsätzlich nicht wieder in den produktiven Datenbestand übernommen, außer wenn dies zur Wiederherstellung nach einem technischen oder sicherheitsrelevanten Ereignis erforderlich ist.

Empfänger, Speicherdauer und Rechte

14. Empfänger der Daten und externe Dienste

Innerhalb von ProzessBoard erhalten nur diejenigen Nutzer Zugriff auf personenbezogene Daten, die hierfür nach Rollen, Berechtigungen oder administrativer Zuständigkeit freigeschaltet sind.

Technische Dienstleister können Daten erhalten, soweit dies für Hosting, E-Mail-Versand, Wartung, Support oder Systemsicherheit erforderlich ist. Je nach Konfiguration können darüber hinaus externe Identitäts-/SSO-Anbieter und – bei aktivierten Push-Benachrichtigungen – die technisch erforderlichen Push-Dienste des verwendeten Browsers oder Betriebssystems beteiligt sein. Eine Weitergabe zu Werbe- oder Analysezwecken erfolgt nicht.

Soweit ProzessBoard als Auftragsverarbeiter tätig ist, werden weitere Auftragsverarbeiter nur nach Maßgabe der hierfür geltenden vertraglichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen eingesetzt.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies für einen eingesetzten Dienst tatsächlich erforderlich ist und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

15. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche bzw. sonstige zulässige Aufbewahrungsgründe bestehen. Die konkrete Speicherdauer kann je nach Datenart und Konfiguration der jeweiligen Organisation unterschiedlich sein.

Für Benutzerkonten richtet sich die Speicherdauer insbesondere danach, wie lange das Konto für die Nutzung oder die nachvollziehbare Zuordnung bereits erfolgter Handlungen benötigt wird. Fachliche Inhalte wie Vorgänge, Aufgaben, Nachweise, Dokumente, Wissensinhalte, Fristen und Ressourceninformationen richten sich nach den von der verantwortlichen Organisation festgelegten fachlichen und gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen.

Beim Entfernen eines Push-Geräts wird die zugehörige serverseitige Subscription deaktiviert. Deaktivierte Subscription-Daten und Push-Zustellinformationen werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, insbesondere für Betrieb, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit, erforderlich ist. Technische Anmeldeinformationen und temporäre Token werden entsprechend ihrer Sicherheitsfunktion nur für den hierfür vorgesehenen Zeitraum verarbeitet.

Audit-, System- und Sicherheitsinformationen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies für Nachvollziehbarkeit, Systemsicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr oder die Erfüllung zulässiger Dokumentationspflichten erforderlich ist. Für Backups gelten ergänzend die unter Ziffer 13 beschriebenen Sicherungszyklen.

Entfällt der Verarbeitungszweck und besteht kein zulässiger Grund für eine weitere Aufbewahrung, sind personenbezogene Daten zu löschen oder – soweit ausreichend – wirksam zu anonymisieren. Die konkrete Umsetzung und Speicherdauer richtet sich nach der jeweiligen Datenart und den hierfür vorgesehenen Verwaltungs- und Löschmöglichkeiten. Gelöschte Daten können bis zum regulären Ablauf des jeweiligen Sicherungszyklus noch in Backups enthalten sein.

16. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Die einzelnen Rechte bestehen jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen.

Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit die jeweilige Organisation für die fachliche Verarbeitung innerhalb ihrer ProzessBoard-Instanz verantwortlich ist, sind datenschutzrechtliche Betroffenenrechte grundsätzlich gegenüber dieser Organisation geltend zu machen.

Soweit die im Impressum genannte anbietende Stelle für eine Verarbeitung selbst verantwortlich ist, können die betreffenden Rechte über die im Impressum genannte Kontaktadresse geltend gemacht werden. Ist ProzessBoard hinsichtlich der betroffenen Daten lediglich Auftragsverarbeiter, unterstützt die anbietende Stelle die verantwortliche Organisation im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Insbesondere kann eine Beschwerde bei der für die jeweils verantwortliche Stelle zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eingelegt werden.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. ProzessBoard unterstützt die Organisation und Dokumentation von Abläufen, trifft aber keine rechtlich erheblichen Entscheidungen ausschließlich automatisiert über Personen. Eine automatisierte Bewertung von Personen zu Werbe- oder Profilbildungszwecken findet durch ProzessBoard ebenfalls nicht statt.

19. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise werden angepasst, wenn sich die Funktionen von ProzessBoard, die eingesetzten technischen Dienste oder die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen wesentlich ändern. Maßgeblich ist die jeweils innerhalb der Web-App bereitgestellte Fassung.

Stand: 23. August 2026